Comment réussir ses visioconférences ?

Avec la crise sanitaire, la visioconférence s’est imposée au quotidien dans le monde du travail. Coach en prise de parole depuis treize ans, la toulousaine Isabelle Calkins livre, dans son dernier ouvrage publié en janvier, les clés d’une communication à distance réussie. Décryptage.

Isabelle Calkins, vous venez de publier « Télétravail, Réussissez vos visioconférences, webinaires et réunions en ligne », en quoi communiquer en présentiel ou à distance diffère-t-il ?
La communication est bien plus vaste que l’échange de mots, plus complexe et subtile. Le ton de la voix de l’animateur d’une réunion, son énergie et en retour, la posture de l’interlocuteur… Une multitude de messages sont transmis et renvoyés en présentiel. Or, nous sommes tombés brutalement dans le télétravail à haute dose. Il faut donc d’abord faire le deuil de la richesse de l’expérience en présentiel et accepter les limites du distanciel pour en apprécier les avantages. Il s’agit de bien prendre conscience que nous sommes dans un autre exercice. Et si je ne retiens qu’un seul conseil pour une visioconférence réussie, ce sera d’amplifier son énergie pour compenser l’absence physique et la perte de tout ce langage paraverbal et non verbal.

Vous développez une méthode baptisée STRIG dans votre livre. Quels en sont les points saillants ?
La préparation technique et celle de son intervention sont fondamentales. Il faut s’assurer de bien maîtriser l’outil et l’apprivoiser. Si vous n’êtes pas à l’aise, ne pas hésiter à déléguer cette gestion technique. Ensuite, il faut travailler le déroulé de son intervention, les séquences, la distribution des temps de parole et donner toutes ces informations en amont. Enfin, il s’agit d’amener de la chaleur et de l’engagement pour ne pas se faire manger par le canal technique, la caméra ou une vignette statique. Pour réintroduire du contact humain, proposer par exemple un tour de table où chacun se présente, commencer par une anecdote ou par une conversation proche de celle tenue autour de la machine à café. Etre pleinement présent à l’écran est aussi plus coûteux en énergie qu’une réunion en présentiel. Je recommande donc de limiter une visioconférence dans le temps, pour privilégier des durées de l’ordre de 45 minutes à 1h15 au maximum.

Certains ont des doutes sur l’efficacité de ces visioconférences. Quels en sont les avantages ?
Cet outil est une chance, il élargit la palette des modes de communication. Il faut donc prendre le meilleur des deux mondes et ne pas les opposer. Les visioconférences permettent un gain de temps en limitant les déplacements. Sur le plan de la pollution, le bilan n’est pas évident car on déplace la consommation d’énergie des voyages vers le digital. Mais les réunions en ligne peuvent être efficaces, présentent plus de souplesse dans l’emploi du temps et peuvent aussi donner l’occasion aux plus timides de se révéler dans la mesure où la pression du groupe devient plus abstraite.
Propos recueillis par Isabelle Meijers

« Télétravail, Réussissez vos visioconférences, webinaires et réunions en ligne », paru le 15 janvier 2021 aux éditions De Boeck Supérieur. 14,90 euros.

Photo DR.

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Source : https://www.toulemploi.fr/Comment-reussir-ses-visioconferences,30537