Comment lutter contre la « réunionite » ?

Article diffusé le 24 janvier 2011

Ingénieur conseil durant quinze ans auprès de grands groupes, Karen Arman y a « subi » des réunions à répétition. Reconvertie en coach indépendant au sein de son cabinet Camino², elle essaie désormais de lutter contre la réunionite grâce à sa formation-action « Réunion décisive ». Un module inspiré des méthodes du coach parisien reconnu Alain Cardon, auprès de qui elle s’est formée. Objectif : Conduire des réunions efficaces et redonner le moral aux équipes.

Pourquoi proposez-vous une formation pour « lutter contre la réunionite » ?
Plus on grimpe dans la hiérarchie, plus les agendas sont phagocytés par les réunions. Celles-ci sont nécessaires, à condition d’en faire bon usage. Mais en raison de la dispersion des rôles et des responsabilités dans les entreprises – hors PME familiales bien entendu – , on y a perdu l’habitude de communiquer. Les réunions deviennent dès lors le moment où l’on croit pouvoir rassembler toutes les informations. Or il ne faut pas mélanger communication, travail, et prise de décision.

Quels sont les enjeux ?
Dans un grand groupe de plus de 30.000 salariés par exemple, on peut estimer à plusieurs millions d’euros par an les économies réalisées grâce à des réunions efficaces. L’autre enjeu est la motivation : il s’agit de maintenir une dynamique, faire en sorte les collaborateurs y prennent du plaisir et ne se lassent pas.

En quoi votre formation « Réunion décisive » permet-elle de lutter contre la réunionite ?
Elle s’appuie sur un protocole très rigoureux et repose sur l’attribution d’au moins un rôle à chaque participant d’une réunion : il y a le facilitateur, le « pousse-décision » qui est aussi responsable du compte-rendu, le « pousse-compétences » et le gardien du temps. L’important étant que ces rôles tournent d’une réunion à l’autre. Il faut aussi viser un ordre du jour maigre et affûté.
Les formations à la conduite de réunion existent depuis longtemps. Mais celle-ci est particulièrement efficace dans les entreprises dont le management est participatif ou délégatif car le chef ne prend pas de rôle. A court terme, elle participe à l’efficacité des réunions. Et à moyen terme, elle rebooste les équipes. Une nuance toutefois : la méthode ne s’applique qu’aux réunions de service, d’un comité de direction ou d’équipe projet. Elle ne fonctionne pas dans le cas d’une réunion de crise ou d’information.

Comment se déroule-t-elle ?
Elle est dispensée sur une journée et comporte deux phases. Je présente d’abord les méthodes à appliquer, avant de mettre en place deux réunions d’entraînement. Ce module est efficace à condition qu’il soit pratiqué. Il s’agit donc de donner les outils et les moyens de l’appliquer en autonomie par la suite. Les autres collaborateurs de l’entreprise constateront rapidement les effets positifs, y compris ceux qui n’ont pas assisté aux réunions grâce aux comptes-rendus.

A qui s’adresse cette formation ?
Aux cadres des entreprises, mais aussi aux consultants indépendants qui souhaitent acquérir une méthodologie qui démontrerait leur sérieux lors de leur intervention auprès d’un client. Si je peux intervenir auprès des sociétés, la formation est généralement dispensée lors d’un module inter-entreprises. La prochaine session aura lieu le 31 mars.

Quelles autres formations propose Camino² ?
J’interviens notamment dans l’accompagnement au changement, tant auprès des managers que des équipes. Et prochainement, je vais proposer un cycle d’ateliers d’échanges de pratiques manageriales. Il s’agira d’offrir un espace de résolution des problématiques que rencontrent les participants. Chacun pourra s’y exprimer librement.
Propos recueillis par Thomas Gourdin

Sur la photo : Karen Arman, fondatrice de Camino², propose la formation « Réunion décisive » pour lutter contre la réunionite. Crédits : Hélène Ressayres – ToulÉco.

Réagir à cet article

Source : https://www.toulemploi.fr/Comment-lutter-contre-la-1633